Katja Michels
lexoffice: Login
Stefan Holtz : 02. Juli 2024
Vorab: Lexware bietet dir einen größeren Funktionsumfang, ist dadurch komplexer und aufwändiger. lexoffice ist einfacher in der Benutzung, dadurch jedoch eingeschränkter im Funktionsumfang.
Du stehst also vor der Entscheidung, welches Lexware Programm die richtige Wahl für dich ist und denkst dir: Kann ja nicht so schwer sein... 😅
Und dann stehst du vor 10 verschiedenen Programmserien in 34 verschiedenen Optionen! Ok, einige davon kannst du ganz schnell streichen, weil du das Programm nicht brauchst, aber die richtige Version musst du trotzdem finden.
Hier bekommst du einen Überblick über die Cloud-Lösung lexoffice und die Programme, die du auf deinem PC installierst ("on premise" genannt - wir nennen sie einfach Classic-Versionen). Wir besprechen die Vor- und Nachteile, damit du einfach zu einer Entscheidung kommst.
Vorab solltest du dir für die Entscheidung ein paar Fragen stellen, um die Auswahl einzugrenzen – und am Ende mit der bestmöglichen Version zu arbeiten.
Denn wie so oft steckt der Teufel 👿 im Detail 🔎
Ich beschreibe die drei Fachbereiche der Classic-Versionen lediglich mit den wichtigsten Funktionen, um diesen Beitrag übersichtlich zu halten. Für einen detaillierten Punkt-für-Punkt Vergleich stellen wir dir die Produktvergleiche von Lexware weiter unten in diesem Artikel passend zum Thema als Download zur Verfügung. Erfahre dort mehr über alle Programmfunktionen von Buchhaltung, Lohn & Gehalt und Faktura & Auftrag bzw. Warenwirtschaft.
Die Entscheidung für ein Programm wird dir leichter fallen, wenn du dir im Vorfeld möglichst genau vor Augen führst, was du willst und was du wirklich brauchst.
Am Ende dieses Beitrags wirst Du entscheiden können, ob Lexware eine passende Lösung für dich bietet. In den allermeisten Fällen wirst du bei Lexware oder lexoffice eine sehr gute Lösung finden. Du befindest Dich damit in guter Gesellschaft mit etwa 300.000 KMUs, die Lexware Classic-Versionen einsetzen und über 200.000 KMUs, die erfolgreich mit lexoffice arbeiten.
Die Serien der Lexware Classic-Versionen sind alle ähnlich aufgebaut. Je Sparte gibt es vier Versionen: für den Einzelplatz Standard und Plus und in den Mehrplatz-Versionen Pro und Premium. Pro-Versionen inkl. 3 Benutzer und Premium-Versionen inkl. 5 Benutzer.
Fehlzeiten, Reisekosten, Anlagen-Verwaltung und Handwerk gibt es jeweils in Standard oder Pro und Handwerk in Plus oder Pro. Mit einer Lexware Classic Lizenz kannst du mehrere Firmen verwalten.
lexoffice wird in den Funktions-Größen S / M / L / XL sowie der Funktion Lohn & Gehalt bereitgestellt. Bei lexoffice benötigst du pro Firma einen eigenen Account.
In wenigen Schritten zu deinem Programm:
Grundlegende Fragen, um das Spektrum einzugrenzen:
In welchem Bereich willst du das Programm einsetzen?
Brauchst du ein Programm für nur einen Unternehmens-Bereich, lies den jeweiligen Absatz zu Buchhaltung, Lohn oder Faktura / Warenwirtschaft.
Möchtest du die kaufmännischen Abläufe in deinem Unternehmen automatisieren und damit richtig Zeit sparen, dann brauchst du eine der bewährten Komplett-Lösungen (s. Tabelle).
Programm // Funktion
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Buchhaltung
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Lohn & Gehalt
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Auftragsbearbeitung
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Lexware financial office
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✅
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✅
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✅
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Lexware business
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✅
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❌
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✅
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Lexware büroservice komplett
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✅
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✅
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❌
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lexoffice
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✅
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✅
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✅
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Lexware handwerk
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❌
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❌
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✅
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Lexware financial office handwerk
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✅
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✅
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✅
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Welche Funktionen benötigst du (wirklich)?
Denke daran, daß du mit Lexware die Arbeit abteilungs-übergreifend vereinfachen und beschleunigen kannst.
Das spart Zeit und Geld!
Die Komplett-Lösungen von Lexware sind das Schweizer🇨🇭Taschenmesser für dein Unternehmen.
Beispiel: Wenn du bisher mit Lexware lediglich Rechnungen schreibst, dann wäre eine direkte Verbindung zur Lexware Buchhaltung ideal. Die Rechnungen verbuchen sich dann von allein. 🚀
Wie viele Mitarbeiter arbeiten (gleichzeitig) im Programm?
Ab 2 Mitarbeitern, die gleichzeitig im Programm arbeiten, beginnt der Einstieg in die Profi-Liga, 🏎️ also die Pro- und Premium Versionen.
Wie stellst du dir die Arbeit mit dem neuen Programm vor?
Was soll sich in deinem Unternehmen verbessern?
Was soll in deinem Unternehmen einfacher gehen, was soll organisierter laufen?
Bei diesen 3 Fragen darfst du groß denken und "träumen" — das solltest du sogar!
Moderne Software kann heute mehr, als du dir vielleicht vorstellen kannst.
- Möchtest du einen besseren Überblick über deine Betriebszahlen haben, um bessere Entscheidungen treffen zu können? Dann brauchst du Zugriff auf eine aktuelle laufende Buchhaltung.
- Möchtest du beim Schreiben von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen von Automatisierung profitieren, um mehr Zeit für den persönlichen Kontakt zu Kunden zu haben?
- Möchtest du auf dem Weg zum Kunden die Historie ansehen oder unterwegs mobil Aufträge erfassen?
Wie schätzt du die Entwicklung deines Unternehmens?
- Wo steht das Unternehmen jetzt, z.B. Anzahl der Mitarbeiter?
- Wie ist die weitere Entwicklung geplant, z. B. Standorte, Online Shop?
- Wie groß ist das jetzige Auftragsvolumen, z. B. Aufträge pro Monat?
- Wie umfassend ist die Buchhaltung, z. B. Belege pro Monat?
- Und wohin werden sich diese Größen entwickeln. in 1, 3 und 5 Jahren?
Wenn dir ein Programm jetzt schon limitiert vorkommt, weil du absehen kannst, daß sich dein Unternehmen weiter entwickeln wird, solltest du über eine höhere Version nachdenken. Auf jeden Fall ist es immer billiger, Abläufe von einer Software automatisch erledigen zu lassen, als sie mühevoll und teuer von Hand zu erledigen.
Investiere in gutes Werkzeug und in deine Fähigkeit, damit effektiv umzugehen!
Wie hoch ist dein Budget, das du ausgeben willst?
Falsche Frage 🙈 Die richtige Frage muß lauten...
Welchen Nutzen in Euro € gewinnt mein Unternehmen durch den Einsatz der Software?
Du kannst Einsparungen durch schlanke Arbeitsabläufe haben. Manches ohne großen Mehraufwand nebenbei mit erledigen, statt eine zusätzliche Arbeitskraft zu benötigen.
Beispiel: Rechnungen werden ausgedruckt, um diese dann in der Buchhaltung oder beim Steuerberater wieder von Hand ein zu buchen. Das ist pure Verschwendung!
Erst wenn Du abschätzen kannst, wieviel eine Software dir an Nutzen in € bringt, kannst du entscheiden, ob die Software den Preis wert ist. Am besten ist die Software preiswert!
Entscheide, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis für dich stimmt.
Ich persönlich habe noch nie an gutem Werkzeug gespart. Das lohnt sich nämlich nicht 😉
lexoffice – Cloud-Software
lexoffice ist auch von Haufe Lexware und deckt als Cloud-Lösung einen anderen Bedarf ab, als die Classic-Versionen (das sind die klassischen Lexware Programme, die es seit Jahrzehnten gibt und auf deinem Rechner installiert werden).
Bei lexoffice gibt es die vier Varianten S bis XL, in denen immer die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung enthalten sind. Du kannst die Lohnabrechnung optional dazu bestellen.
Der große Vorteil ist natürlich, dass du ortsunabhängig bist und mit jedem Betriebssystem, also auch mit macOS von Apple oder mit Linux, in lexoffice arbeiten kannst.
Die Funktionen des Lohnmoduls sind in jeder der 4 Versionen identisch. Der Unterschied besteht hier nur im Preis je nach Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter.
In allen 4 Versionen bleiben die grundlegenden Funktionen gleich. Je nach Größe des Pakets erhältst du Zusatzfunktionen wie z.B. Umsatzstatistiken oder die Meldung der Umsatzsteuer Voranmeldung (erst ab der L-Version).
Solltest du in der Buchhaltung lediglich deine Belege erfassen wollen, um sie deinem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, dann reicht meist die S-Version - willst du aber zusätzlich Rechnungen mit lexoffice schreiben, steigst du mit der M-Version ein.
Für umfangreichere Möglichkeiten kommen dann nur noch die L-Version und die XL-Version in Frage, z.B. wenn du deine EÜR und GuV selber erstellen willst.
In der XL-Version ist v.a. das CRM erweitert und es stehen dir besondere Rechnungstypen zur Verfügung (englische Texte, X-Rechnung, Abschlagsrechnung, usw.).
lexoffice Versionen und Funktionen im Vergleich
(für Anzeige der ganzen Tabelle einfach anklicken)
Du kannst mit deinem lexoffice Account lediglich eine Firma verwalten. Möchtest du mehrere Bereiche separat buchen und abrechnen, ginge das nur über einen weiteren Account.
Hast du bereits Erfahrung in der Buchhaltung, dann solltest du in einem kostenlosen Test-Account prüfen, ob dir der Umfang des Kontenplans ausreicht. Dieser ist nämlich elementar „abgespeckt“ und du hast keine Möglichkeiten, Konten selber anzulegen.
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Bist du ein Neuling beim Thema Buchhaltung, dann ist lexoffice eine perfekte Wahl, denn du musst keinerlei Vorkenntnisse besitzen, um die Buchhaltung korrekt zu erledigen. Das Programm schlägt dir meist bei der Belegerfassung bereits ein in Frage kommendes Konto vor. Alternativ kannst du auch über ein Stichwort, wie z.B. „Diesel“ deinen Tankbeleg buchen – und brauchst immer noch nicht zu wissen, wie das Sachkonto dazu korrekt lautet.
Die Belegerfassung bei lexoffice ist wirklich fantastisch 🎉 Per App kannst du alle Papier-Belege scannen und gleich hochladen. Belege, die du digital per Email oder Download bekommst, kannst Du direkt ins lexoffice laufen lassen Im Programm lassen sich diese Belege dann buchen und dein Steuerberater kann sich mit einem eigenen Zugriff, sämtliche Belege und Buchungsdaten herunterladen und verarbeiten.
In erster Linie richtet sich lexoffice an Start-Ups, Freiberufler und Kleinunternehmer. Aber auch, wenn du deine Abläufe vereinfachen willst und die Vorteile von lexoffice nutzen möchtest, solltest du dich mit den Funktionen und Möglichkeiten der „kleinen“ Cloud-Lösung beschäftigen.
Zusammenfassung: alle Funktionen in einem Programm,
online in der Cloud, ortsunabhängig, Betriebssystem-unabhängig
lexoffice vereint alle wichtigen kaufmännischen Funktionen für den Unternehmens-Alltag:
Online-Buchhaltung, automatisierte Lohnabrechnung, Kundenverwaltung und Auftragsbearbeitung mit Online-Angeboten und Online-Rechnungen.
Was kostet lexoffice? Starthilfe für KMUs: 3 Monate gratis
(für weitere Details einfach Tabelle anklicken)
Lexware – Classic-Software
Lexware Buchhaltung
In allen Versionen kannst du eine rechtssichere und GoBD konforme Buchhaltung erledigen. Ebenso ist es möglich mit allen Versionen einen DATEV Export für deinen Steuerberater zu erstellen und die Umsatzsteuer Voranmeldung selber zu melden.
Für die Details der Funktionen siehe dir die Übersicht an.
Erst ab der Plus Version stehen dir der Mobil Modus, eine Kassenbuchfunktion, USt Jahreserklärung und das DATEV Kontenzuordnungsmodul zur Verfügung.
In den Mehrplatz-Versionen kannst du Benutzer- und Programmrechte verwalten, dir steht die Zusammenfassende Meldung zur Verfügung, verbuchen von ieG Erwerb und kannst OSS (One-Stop-Shop) Vorgänge buchen – um nur einige zu nennen.
Die Premium Version unterscheidet sich von Pro, außer der Anzahl der Benutzer, nur darin, dass das Programm Anlagenverwaltung pro enthalten ist.
Sprich' dich evtl. mit deinem Steuerberater ab, wenn du unsicher bist, welche Funktionen für dich wirklich notwendig sind (Brauchst du z.B. eine 13. + 14. Buchungsperiode?).
Anhand deiner Voraussetzungen, welche Geschäftsvorgänge du buchen musst, kannst du beurteilen, welche Funktionen unverzichtbar sind.
Lexware Lohn & Gehalt
Die Programme der Lohn & Gehalt Reihe unterscheiden sich in ihren Funktionen nicht ganz so elementar: kein Wunder, denn die gesetzlichen Anforderungen an die Lohnabrechnung sind vom Gesetzgeber sehr starr geregelt.
Wichtig zu wissen ist, daß es erst ab der Plus Version möglich ist, Kurzarbeit abzurechnen und das maschinelle Bescheinigungswesen zu nutzen (z.B. Verdienstbescheinigungen).
Die empfohlene Anzahl der zu bearbeitenden Mitarbeiter unterscheidet sich auch:
Bis zu 50 in den Einzelplatz Versionen und bis zu 200 Mitarbeitern in den Mehrplatz Versionen.
Ab der Pro Version ist vielleicht interessant zu wissen, dass erst dann eine Schwerbehindertenverwaltung möglich ist und es eine DATEV Schnittstelle gibt für die Übermittlung der laufenden Buchungen an deinen Steuerberater.
Lohn & Gehalt Premium beinhaltet zusätzlich die Module Reisekosten, Fehlzeiten und Lohnauskunft.
In der Tabellenübersicht kannst du dir ein genaues Bild über die Funktionen machen.
Hier existieren also nicht so viele Unterschiede. Solltest du dich dazu entscheiden, die Lohnabrechnung selber zu machen, solltest du dich mit den grundlegenden Anforderungen auseinander setzen.
Fehler werden bei der Lohnabrechnung nicht gern verziehen und da kann schnell das größte Chaos angerichtet werden, was dann mit Krankenkasse, Finanzamt und den Mitarbeitern wieder geklärt werden muss.
Lexware Auftragsbearbeitung
In dieser Programmreihe heißen die Einzelplatz Versionen Faktura & Auftrag, die Mehrplatz Versionen Warenwirtschaft – aber es geht komplett um deine Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung und Kunden- und Lieferantenlisten.
Der Unterschied zwischen der Standard und der Plus Version besteht lediglich darin, daß es in der Plus Version der Formulareditor erweitert ist und es das DATANORM Modul gibt, das den Artikelimport in diesem Format ermöglicht.
Schau dir alle Funktionen direkt im Vergleich an, um entscheiden zu können, mit welchem Programm du arbeiten möchtest.
Besonders interessant sind die erweiterten Funktionen in Warenwirtschaft der Premium Version: Kassenmodul, Serien-/ Chargennummernverwaltung, Mehrlagerfähigkeit und Vetreterprovisionsabrechnung sind nur in dieser Version möglich. Solltest du also z.B. im Lebensmittelbereich produzieren, musst du eine Premium Version nehmen, um die Chargen revisionssicher im Programm zu verwalten.
In der Professional Serie hast du z.B. die Möglichkeit einen Online Shop anzubinden, einen Datenexport nach UPS und GLS für Versandinformationen vorzunehmen und One-Shop-Shop Verfahren abzurechnen (OSS).
Beachte bei deiner Wahl, welche Besonderheiten du abrechnen musst, welche Funktionen für deine alltäglichen Geschäftsvorfälle elementar sind.
In der Übersicht siehst du alles auf einen Blick und kannst entscheiden, welche Version für dich in Frage kommt.
Lexware Komplettlösungen
In allen Komplettlösungen sind die einzelnen Komponenten identisch mit den Einzelversionen. Hier musst du entscheiden, ob du mehrere Bereiche abdecken willst und es dafür eine kompakte Lösung gibt.
Mit business / financial office kannst du z.B. deine Rechnungen gleich in die Buchhaltung übertragen und hast damit deine Ausgangsrechnungen bereits gebucht.
Ab der Pro Version steht dir zusätzlich die Anlagenverwaltung zur Verfügung.
Bei Premium kommen dann noch Fehlzeiten und Reisekosten dazu.
In der Übersicht siehst du, was dir alles genau zur Verfügung steht.
Je mehr du abdecken möchtest, desto mehr Sinn macht es, sich die Komplettlösungen genauer anzuschauen.
Natürlich geht es auch mit den Einzelversionen, allerdings können hier keine Buchungslisten übergeben werden (immer nur über DATEV Ex- und Import) oder übergreifend Funktionen verwaltet werden, wie z.B. Fehlzeiten <—> Lohn.
Lexware handwerk
Eine Ausnahme bieten die Handwerksversionen: in handwerk plus und premium gibt es nur die Auftragsverarbeitung, die in einigen Teilen der Professional Serie der Warenwirtschaft entspricht – auch bereits in der handwerk Plus Version.
Hervorzuheben sind die speziellen Handwerksfunktionen wie die separate Auflistung von Lohnleistungen, Abrechnung von Bauleistung und Zahlung nach VOB/B, BGB und Aufmaßrechnung sowie dir gängigen Schnittstellen Datanorm, Eldanorm, ZVEH-Norm und GAEB – um nur einige zu nennen.
In der Premium Version sind z.B. zusätzlich Teil- und Schlussrechnung möglich, Projekt-Nachkalkulation und Berücksichtigung von Fremdleistungen.
In der Tabelle kannst du dir die genauen Zusatzfunktionen im Bereich Handwerk ansehen.
financial office handwerk kombiniert die komplette Produktpalette mit den Handwerksfunktionen in der Auftragsbearbeitung. Auch hier ist die Plus Version allerdings etwas umfangreicher in ihren Funktionen als die normalen Plus Versionen. Zusätzlich hast du in der Premium Variante das komplette Reiskosten- und Fehlzeiten-Modul und die Anlagenverwaltung.
So... 😅
...jetzt hast du einen ersten Überblick über die Produktpalette der Lexware Programme erhalten. Die Fragen zu Beginn sollten dir helfen, die passende Kategorie zu wählen. Mit Hilfe der Übersichtstabellen kannst du dann anhand der Funktionen bestimmen, welche Version die richtige für dein Unternehmen ist.
Mit allen Möglichkeiten bist du rechtlich immer auf der sicheren Seite. Die Entscheidung liegt bei dir, ob Cloud-Lösung oder Classic Software, welchen Funktionsumfang du tatsächlich brauchst oder dir wünschst. Welche Version hilft dir dabei, deine Abläufe zu verbessern und effizienter zu machen?
Ich wünsche dir eine glückliche Entscheidung 👍
Deine LX Expertin Katja
Sollte dir der Kopf noch nicht allzu arg rauchen 🤯 dann schreibe doch kurz, ob ich dir mit dem Vergleich einen ersten Einblick verschaffen konnte oder dir vielleicht bei deiner Entscheidung hilfreich war. Interessieren dich noch weitere Themen rund um Lexware? Gerne nehme ich deine Anregungen in meine Stoffsammlung auf 🤓
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