Ich sitze beim Kunden, wir sind mitten in der Lexware Schulung und müssen eine Reparaturinstallation durchführen. An sich kein Problem, aber …
Dafür werden wir nach dem Admin Passwort für den PC gefragt - Pause - und es wird keine kurze Pause.
Denn das Passwort steht nicht auf dem Post-It, das am Monitor klebt, ist nicht im ersten Ordner und auch nicht im zweiten Ordner. Letztendlich wird es in einem kleinen roten Notizbuch gefunden, dass aber in der Schublade beim Kollegen lag.
Kommt dir bekannt vor? So ist es tatsächlich in vielen Büros (und privat): die Suche nach dem richtigen Passwort verschluckt immens viel Zeit und ist alles andere als lustig.
Wir sind mehr und mehr digital unterwegs und benötigen immer mehr Login Daten: für Bestellungen bei Lieferanten, für Mitgliederbereiche, um Belege herunterladen zu können, um Geschäftsreisen zu buchen, usw. Hinzu kommen noch diverse Programme und Apps, die für die Nutzung ein Login benötigen.
Wir sind uns einig, dass immer dasselbe Passwort oder so etwas wie "1234" zu nutzen, wenig Sinn macht. Unsere Bequemlichkeit und die Menge an Login Daten machen es uns aber schwer, für jeden Account ein neues Passwort zu wählen. (Und dieses womöglich auch noch alle 2-3 Monate zu ändern.)
Aber nur dann, wenn wir weder ein System noch ein funktionales "Werkzeug" zur Hand haben, behalten wir dieses Chaos rund um unsere Passwörter bei.
Lies jetzt unsere 3 Tipps, wie du dein Passwort-Kuddelmuddel wieder in den Griff bekommst.
Das erwartet dich:
Warum brauchst du ein System, um Passwörter zu erstellen?
Hand aufs Herz: möchtest du für dein Zuhause, dein Auto, dein Motorrad, dein Rad, dein Büro, dein Boot, dein Ferienhaus, deinen Safe immer den gleichen Schlüssel verwenden, damit dein Schlüsselbund schön überschaubar bleibt? Was machst du, wenn du diesen einen Schlüssel verlierst (dieses eine Passwort gehackt wird)?
… ich muss nicht weiterreden, richtig?
Du musst also für jeden Account aufs Neue kreativ werden und dir ein Passwort einfallen lassen. Hast du dies bisher willkürlich gemacht, passiert genau das, was ich schon beschrieben habe: du verschwendest immens viel Zeit bei der Suche nach dem richtigen Passwort. Allerdings willst du auch nicht immer dasselbe Passwort verwenden - Sicherheit geht vor.
Ein System hilft dir, eine einheitliche Form deiner Passwörter zu erstellen, die es dir erleichtert, sich diese zu merken. Wie kannst du nun ein solches System erstellen?
Für den Büroalltag und bei Zugriff durch mehrere Kollegen sollten die einzelnen Komponenten allgemein gehalten werden, also z.B. macht es mehr Sinn, das Gründungsjahr der Firma als Zahlenkombi zu wählen, statt das Geburtsjahr des eigenen Kindes.
Für ein paar Ideen lade dir unser PDF mit Tipps für mögliche Konventionen herunter:
Sei einmal ehrlich zu dir selbst: wie viel Zeit geht dabei drauf, wenn du nach einem Passwort suchen musst? Wie viel Zeit benötigst du, wenn du ein Passwort nicht finden kannst und ein Neues erstellen musst?
Es geht nicht darum, alle Passwörter auswendig zu kennen oder nie wieder nach einem suchen zu müssen. Aber für den Fall der Fälle solltest du ein Werkzeug haben, mit dem du schnell ans Ziel kommst. Hier hilft dir ein Passwort-Manager.
Verwalte deine Passwörter gesammelt an einem Ort, zu dem du jederzeit Zugriff hast. Solltest du ein Passwort vergessen haben, ist das nicht länger ein Problem und eine mühsame Suche:
du loggst dich in deinen Manager ein (ok, DAS Passwort solltest du auf keinen Fall vergessen) und siehst einfach nach. Das ist eine Sache von weniger als 5 Minuten!
Du musst Passwörter nicht immer wieder zurücksetzen oder ändern und in irgendwelchen Excel Tabellen korrigieren oder in Listen auf Papier aktualisieren.
Du bist zuständig für die Bestellung der Büromaterialien und hast dafür ein Kundenkonto mit Login Daten errichtet. Benutzernamen und Passwort hast du bei deinen anderen Passwörtern notiert - z.B. in einem Notizbuch. Du bist im Urlaub, das Papier geht aus - oops - und deine Vertretung soll sich darum kümmern. Sie weiß nicht, wo du deine Passwörter ablegst, kommt nicht in den Shop und legt einfach ein neues Kundenkonto an, damit sie das Papier bestellen kann.
Im Grunde ist das nicht weiter schlimm; jetzt summiere das aber bitte auf diverse Logins und Kollegen - und schon habt ihr mehr Accounts als ihr jemals Mitarbeiter haben werdet.
Natürlich ist das Post It mit Passwörtern (oder um es einfach zu halten: nur dem einen Passwort) super praktisch für alle, weil jeder nur drauf schauen muss. Aber das widerspricht sämtlichen Sicherheitsanforderungen, die deine Firma haben sollte.
Mit einem Passwort-Manager, auf den du und Kollegen Zugriff haben, lassen sich solche "Karteileichen" vermeiden.
Wer im Home Office arbeitet, hat über einen Passwort-Manager zudem von jedem Gerät und ortsunabhängig Zugriff auf die notwendigen Login Daten.
Wir verwenden wegen dieser Vorteile seit 15 Jahren Securesafe - und empfehlen die App uneingeschränkt auch unseren Kunden. (Wir nutzen das auch für unsere private Passwort Verwaltung.)
Hierbei handelt es sich um einen sicheren Cloud Speicher für Daten und Dokumente mit Sitz in Zürich.
In erster Linie dient ein Account dazu, Dokumente sicher abzulegen und vielen Mitarbeitern gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Damit lassen sich z.B. Fahrzeugpapiere der Firmenwagen hinterlegen, Versicherungspolicen archivieren oder Personaldokumente sammeln wie z.B. Ausweiskopien.
Der integrierte Passwort Manager ist aber dabei das Alltagswerkzeug, das du für eine grundlegende Passwortverwaltung benötigst.
Unter securesafe.com kannst du ganz leicht einen Account einrichten und gleich starten (bis zu einer Anzahl von 50 Passwörtern sogar kostenfrei). Du musst nur eine Emailadresse und ein Passwort angeben.
Deine Daten sind hier sicher wie Geld auf einem Schweizer Bankkonto - und allemal sicherer als auf einem Post It oder in irgendwelchen Listen (oder der Klassiker: die PIN im Portemonnaie).
Apropos Sicherheit - ein kleiner Tipp am Rande: unter dem "Deckmantel" der Sicherheit neigen IT Administratoren dazu, Passwörter, mit denen du auf das System selber zugreifen kannst, nicht heraus zu geben.
Du kannst z.B. kein Update selber installieren, weil das Admin Passwort nur der betreuende IT-ler hat.
Aber was macht ihr im Unternehmen, wenn der IT Mensch mal 3 Wochen nicht ansprechbar oder greifbar ist - lass ihn einen Unfall haben oder im Urlaub sein.
Du bist aus deinem eigenen System ausgesperrt - aus Sicherheitsgründen. Das ist Blödsinn und nichts anderes als Taktik, das Unternehmen in Abhängigkeit zu halten.
Sorge dafür, dass ein Verantwortlicher alle Passwörter verwaltet, die für euer System relevant sind und die sonst nur euer IT Betreuer hat.
Ich persönlich bin ein Fan der App für meine Mobilgeräte.
Warum ich die App nutze? Lass mich dir eine kleine Geschichte erzählen:
Ich war auf der A3 Richtung alter Heimat unterwegs und musste tanken. Ich stehe also in Geiselwind in der Tankstelle an der Kasse und habe einen totalen Blackout und bekomme meine PIN nicht mehr zusammen - 2 Fehlversuche!
Ich habe dann bar bezahlt (puh, hatte ich glücklicherweise dabei) und konnte weiter fahren.
Da hatte ich noch keine Securesafe App!
Heute logge ich mich in der App ein, lese das notwendige Passwort ab und ich bin entspannt (und vermeide defitiniv solch peinlichen Situationen).
Auf uns strömen täglich mehr und mehr Informationen ein, wir müssen uns immer mehr Dinge merken und wenn wir ehrlich sind, fühlen wir uns doch mitunter recht überfordert. Warum machen wir uns dann unseren Alltag nicht einfach ein kleines Stück leichter?
✔️ Vermeide den Stress der aufsteigenden Panik und die nervenaufreibende Suche, wenn dir ein Login nicht einfällt, das du gerade dringend brauchst (oder dein Chef hinter dir steht und es haben will).
✔️ Spare enorm viel Zeit, weil du auf einen Klick weißt, wie du an alle benötigten Login Daten kommst.
✔️ Erstelle für deine Kollegen und dich ein System, mit dem ihr unabhängig voneinander und dennoch Hand in Hand arbeiten könnt und euch den Büroalltag erleichtert.
In diesem Sinne wünsche ich dir noch einen produktiven Tag,
Deine LX Expertin
Katja
Hat dir der Artikel in Sachen Passwörter weiter helfen können? Dann lasse mir doch ein Feedback in den Kommentaren da. Möchtest du noch über andere Themen lesen - gerne greife ich auch deine Wünsche und Ideen auf.🤗
PS :
Zu diesem Thema kannst du auch unter „Passwortrichtlinien“ viele Beiträge finden.
Allerdings finde ich persönlich Vorschläge wie diesen Merksatz und das daraus abgeleitete Passwort in etwa so hilfreich, wie mein Auto abzuschließen, eine Parkkralle anzulegen und einen Elefanten drauf zu setzen …. 🤪
Am liebsten esse ich Pizza mit vier Zutaten und extra Käse!
= AleiPm4Z+eK! 🥴
Schau einfach, was für dich praktikabel ist und womit du dich am sichersten fühlst.
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Katja Michels
